Election help 2014

The Election Commission of India has announced the dates for the 2014 general election. Kerala will vote for Lok Sabha elections in a single phase on April 10. The counting will be done on 16 May 2014.

It is observed that in each election the Presiding Officers generally confused with lot of formalities to be done during, before and after the closing of Election.The presiding Officer is the in-charge of the Polling Station and has lot of work to be done in the previous and on the polling day.He is continuously under constant pressure till the submission of election material along with Ballot Boxes or EVM whatever it may be.The Presiding Officer should ensure all the formalities are done in a perfect manner. Now we want to laid some tips & links for the Presiding & Polling Officers which will help them in completing all formalities without any discrepancy.

The first and foremost prerequisite for Presiding Officer is to attend the training sections seriously.Even if you have worked as a Presiding Officer in some earlier elections , you are required to attend the training sections in a very serious and sincere manner. You are required to study carefully the Presiding Officers Hand book provided to you during the training.You should note down your doubts, confusions and never enter the polling stations with the confused mind.

Check memo സ്വന്തം പോളിംഗ് സ്റ്റേഷനിലേക്കുള്ളതാണെന്ന് ഉറപ്പു വരുത്തുക.Materials എറ്റുവാങ്ങുമ്പോള്‍ EVMന്റെ Control Unit, Balloting Unit എന്നിവയില്‍ ശരിയായ സീരിയല്‍ നമ്പറും സീലിംഗും ഉണ്ടെന്നും ശരിയായി പ്രവര്‍ത്തിക്കുന്നെന്നും ഉറപ്പു വരുത്തുക.

Tendered Ballot Papers, Register of Voters(Form No.17A),Account of Votes Recorded (Form 17C), Green Paper Seals, Strip Seals, Special tags, Metal Seal, Indelible ink, Marked Copies of Electoral Roll എന്നിവ check ചെയ്യുമ്പോള്‍ Marked Copies of Electoral Roll ല്‍PB marking മാത്രമേ ഉള്ളൂ എന്നും അവ identical ആണെന്നും ഉറപ്പു വരുത്തണം.

സ്ഥാനാര്‍ത്ഥികളുടേയും തിരഞ്ഞെടുപ്പ് എജന്റിന്റേയും കയ്യൊപ്പിന്റെ ഫോട്ടോകോപ്പി ശ്രദ്ധിക്കുക

Male/Female എണ്ണമറിയാന്‍ 1 to 600 വരെ എഴുതിയ പേപ്പര്‍ കരുതുക.

PS ന് 100 മീറ്റര്‍ ചുറ്റളവിലുള്ള സ്ഥലം നിരീക്ഷിക്കുക. 100 മീറ്ററിനുള്ളില്‍ പരസ്യം അരുത്.

PS set up ചെയ്ത് rehearsal നടത്തുക.PS ന് വെളിയില്‍ പോളിംഗ് പ്രദേശത്തിന്റേയും സ്ഥാനാര്‍ ത്ഥികളുടേയും വിശദവിവരം കാണിക്കുന്ന നോട്ടീസുകള്‍ തിരഞ്ഞെടുപ്പുദിവസം രാവിലെയെങ്കിലും പതിക്കുക.

Male നും Femaleനും Separate Queue ഉം കഴിയുമെങ്കില്‍ Separate Entranceഉം Exitഉം arrange ചെയ്യുക.

Polling Agents ന്റെ Appointment Order check ചെയ്ത് Declarationþല്‍ sign വാങ്ങി PASS കൊടുക്കാം. ഒരു Candidate ന്റെ ഒരു Polling Agent നും രണ്ട് Relief Agents നും PASS കൊടുക്കാമെങ്കിലും ഒരു സമയം ഒരാള്‍ക്കു മാത്രമേ പ്രവേശനം അനുവദിക്കാവൂ.

തിരഞ്ഞെടുപ്പുദിവസം രാവിലെ 6 മണിക്കുതന്നെ Polling Agents എത്തുവാന്‍ ആവശ്യപ്പെടണം.

Sample Paper Seal Account ഉം Account of Votes Recorded ഉം തയ്യാറാക്കുക.

കവറുകളെല്ലാം Code No. S(i), S(ii), S(iii),…..NS(i),NS(ii),…..etc. ഇട്ട് ആവശ്യമെങ്കില്‍ address എഴുതി ക്രമത്തില്‍ വെയ്ക്കുക.

തിരഞ്ഞെടുപ്പു ദിവസം രാവിലെ 6.15 നെങ്കിലും സന്നിഹിതരായ പോളിംഗ് ഏജന്റുമാരുടെ സാന്നി ദ്ധ്യത്തില്‍ MOCK POLL നടത്തുക.

Clockwise ആയി മാത്രമേ EVM പ്രവര്‍ത്തിക്കാവൂ.(C.R.C. – Close..Result..Clear)

*Mock Poll ന് ശേഷം EVM നിര്‍ബ്ബന്ധമായും CLEAR ചെയ്യുക.

Controll Unitന്റെ PowerSwitch “OFF”ചെയ്യുക. Disconnect Control Unit and Balloting Unit

Mock Poll Certificate complete ചെയ്യുക.

Green Paper Seal ന്റെ white surfaceല്‍ Polling Agents ഉം Presiding Officerഉം sign ചെയ്യുക

Paper Seal ലെ Serial Number പുറത്തുകാണത്തക്ക വിധമാണ് Seal fix ചെയ്യേണ്ടത്.

Account of Votes Recorded(Form 17C)ല്‍ Paper Seal Account രേഖപ്പെടുത്തുക.

Special Tag ല്‍ Control Unit ന്റെ Serial Number രേഖപ്പെടുത്തുക. Backside ല്‍ താത്പര്യമുള്ള സ്ഥാനാര്‍ത്ഥികള്‍ക്കോ ഏജന്റുമാര്‍ക്കോ signചെയ്യാം.Serial Numbernote ചെയ്യുവാനുംഅനുവദിക്കുക.

Control Unit sâ Result Section ന്റെ Inner door special tag ഉപയോഗിച്ച് seal ചെയ്യുക.

Special tag thread ഉപയോഗിച്ച് കെട്ടി wax കൊണ്ട് (നാലാമത്തെ കെട്ടില്‍) seal ചെയ്യുക.

Result section ന്റെ Outer door, paper seal രണ്ട് ഭാഗത്തേക്കും കവിഞ്ഞ് നില്‍ക്കത്തക്കരീതിയില്‍ അടച്ച് thread ഉപയോഗിച്ച് address tag കെട്ടി seal വെക്കുക.

Strip Seal sâ Serial Number ന് താഴെ Presiding Officerഉം Polling Agentsഉം sign ചെയ്യുക.

*Strip Seal ഉപയോഗിച്ച് Control Unit ന്റെ Result Section ന്റെ Outside SEAL ചെയ്യണം ഇതിനായി താഴേക്ക് തള്ളി നില്‍ക്കുന്ന Paper Seal മടക്കി Strip Seal ന്റെ A യിലും അതിന് മുകളില്‍ B ഉം ഒട്ടിച്ച് മുകളിലേക്കുനില്‍ക്കുന്ന Paper Seal ഭാഗം മടക്കി Serial Number മറയാതെ C ഉം anticlockwise ആയി ചുറ്റി D ഉം ഒട്ടിക്കുക.

Control Unit ന്റെ Power Switch “ON”ചെയ്യുക.

Strip Seal Account Presiding Officer's Diary യില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുക.

Balloting Unit, Control Unit ഇവ തമ്മില്‍ connect ചെയ്യുക.

“People Act 1951 ലെ 128 ാംവകുപ്പു പ്രകാരം തിരഞ്ഞെടുപ്പുമായിബന്ധപ്പെട്ടഉദ്യോഗസ്ഥരോ ഏജന്റോ ആരെങ്കിലും ഇതിന്റെ രഹസ്യസ്വഭാവം മറികടന്നാല്‍മൂന്നു മാസം വരെ തടവോ പിഴയോ രണ്ടും കൂടിയോ ശിക്ഷ ലഭിക്കാം”F¶v Presiding Officer പ്രഖ്യാപനം നടത്തുന്നു.

Marked Copy of Electoral Roll agents നെ കാണിക്കുന്നു. P.B. mark ചെയ്തത് വേണമെങ്കില്‍ note ചെയ്യുവാന്‍ അനുവദിക്കുന്നു.

Register of Voters (Form 17 A) യില്‍ entry കളൊന്നും വന്നില്ല എന്നും ബോധ്യപ്പെടുത്തുന്നു.

Tendered Vote വന്നാല്‍ ഉപയോഗിക്കുവാനുള്ള Ballot Papersന്റെ Serial Numbersഉം note ചെയ്യുവാന്‍ ഏജന്റുമാരെ അനുവദിക്കുന്നു.

Declaration By the Presiding Officer before the Commencement of the Poll പൂരിപ്പിച്ച് ഏജന്റുമാ രുടെ sign വാങ്ങുന്നു.

തിരഞ്ഞെടുപ്പു ദിവസം കൃത്യം 7 മണിക്കു തന്നെ Polling ആരംഭിക്കണം.

First Polling Officer :- Marked copy of Electoral Roll വെച്ച് voter നെ identify ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാല്‍ കുറുകെ വരക്കുകയും Female voter ആണെങ്കില്‍ ഇതിനു പുറമെ പേരിന് ഇടതുവശം v ഇടുകയും വേണം. Part No., Page No., Serial No., Name എന്നിവ Agents ന് കേള്‍ക്കത്തക്ക ഉച്ചത്തില്‍ പറയണം. Unofficial Slip ഉണ്ട് എങ്കില്‍ അതു കീറി Waste box ല്‍ നിക്ഷേപിക്കണം. Male/Female എണ്ണത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്ന പേപ്പറില്‍ നിശ്ചിത നമ്പര്‍ വെട്ടുകയും വേണം.

Second Polling Officer :- Voter ന്റെ ഇടതുചൂണ്ടുവിരലിന്റെനഖവും തൊലിയും ചേരുന്നിടത്ത് Indelible Ink mark ചെയ്യണം. Register of Voters Votersâ Sign/thumb impression വാങ്ങി Voter's Slip നല്‍കണം.

Third Polling Officer :-ക്രമത്തില്‍ Voter's Slip വാങ്ങി EVM ന്റെ Control Unit ലെ BALLOT Button PRESS ചെയ്ത് വോട്ട് ചെയ്യിക്കണം.

Presiding Officer's Diary, Check Memo, etc. യഥാസമയം പൂരിപ്പിക്കുക.

Presiding Officer's Diary യില്‍ പറയുന്നതുപോലെ ഈരണ്ടുമണിക്കൂറില്‍ നടക്കുന്ന Polling ന്റെ കണക്ക് തയ്യാറാക്കണം.

CHALLENGE VOTE :- ഒരു voter ന്റെ identity യില്‍ challenge വന്നാല്‍Challenge Fee വാങ്ങിയിട്ട് വിചാരണ ചെയ്താല്‍ മതി.voter നെ ക്കൊണ്ട് form-14ല്‍ sign വാങ്ങണം. കള്ള voter ആണെന്ന് തെളിയുകയാണെങ്കില്‍ Fee തിരികെ കൊടുത്ത് രസീത് വാങ്ങണം. voter ന്റെപേരില്‍ തുടര്‍ നടപടി സ്വീകരിക്കണം.

TENDERED VOTE :- യഥാര്‍ത്ഥ voter വന്നു കഴിഞ്ഞപ്പോഴേക്കും ആരോ വോട്ട് ചെയ്തു കഴിഞ്ഞിരിക്കുന്നു. അന്വഷണത്തില്‍ നിന്നും യഥാര്‍ത്ഥ voter ഇയാളാണെന്ന് മനസിലായാല്‍“tendered ballot”paper നല്‍കിയാണ് vote ചെയ്യിക്കേണ്ടത്. Voter ന്റെ ഒപ്പ് ഇതിനുള്ള ഫാറത്തിലും വാങ്ങണം. ഇവ ഇതിനുള്ള നിശ്ചിത കവറിലുമാണ് സൂക്ഷിക്കേണ്ടത്.

BLIND & INFIRM VOTER :-വന്നാല്‍18 വയസിന് മുകളില്‍ പ്രായമുള്ള companion നെ അനുവദിക്കാം.നിശ്ചിത ഫാറത്തിലും ലിസ്റ്റിലും companion ന്റെ ഒപ്പ് വാങ്ങണം. Voter ന്റെ വിരലില്‍ ink mark ചെയ്യുകയും വേണം.

Polling ന്റെ അവസാന മണിക്കൂറില്‍ Agents നെ പുറത്തു പോകുവാന്‍ അനുവദിക്കരുത്.

5 PMന് Queueþല്‍ നില്‍ക്കുന്ന എല്ലാവര്‍ക്കും last മുതല്‍ slip നല്‍കി് വോട്ട് ചെയ്യിക്കണം

Slip വാങ്ങിയ എല്ലാവരും വോട്ട് ചെയ്യ്തു എന്ന് ഉറപ്പായാല്‍ Voting അവസാനിച്ചതായി പ്രഖ്യാപനം നടത്തുക.

EVM ന്റെ Control Unit ലെ “CLOSE” Button press ചെയ്യുക.Total Number of Votes display ചെയ്യുന്നത് ഏജന്റുമാരെ ബോധ്യപ്പെടുത്തി Accounts of Votes Recorded ലെ Part I Item5ല്‍ ചേര്‍ക്കുക.

Balloting Unit, Control Unit ല്‍ നിന്നും disconnect ചെയ്യുക. Control Unit ല്‍ Power “OFF” ചെയ്യുക. Close Button ല്‍ cap fit ചെയ്യുക.

Accounts of Votes Recorded ന്റെ attested copy ഏജന്റുമാര്‍ക്കു നല്‍കുക.

Control Unit ഉം Balloting Unit ഉം അതാതിന്റെ Carrying Caseകളില്‍ pack ചെയ്യുക.

Acquittance roll ല്‍ signവാങ്ങി Polling Officersന് remuneration നല്‍കുക.

Return ചെയ്യുവാനായി materials Manual-ല്‍ പറയുന്നതുപോലെ Pack ചെയ്യുക.

Accounts of Votes Recorded, Declaration of Presiding Officer, Presiding Officer's Diary എന്നിവ പ്രത്യേകം EVM ന് ഒപ്പം നല്‍കുവാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കുക.

Hand Book

Hand Book for Presiding Officer(Updated 2014)

Check List for Presiding Officers

Electronic Voting Machine (EVM)

Polling Day Preparation of EVM : Video Clip

Setting up EVM in Polling Station : Video Clip

Meaning of EVM Displays: Video Clip

EVM preparation at the close of the Poll : Video Clip

EVM Do's and Dont's: Video Clip

Other Videos

Setting up Polling Station

Conducting Mockpoll

Close of Poll

To the Collection Centre

Proxy Vote

Under age voters

Blind & Infirm Voter

Challenged Vote

Tendered Vote

During Poll Process

Just before the poll

Mobile Clips[You can save this clips to mobile for offline viewing]

Preparation of EVM

Setting up EVM

Closing time preparation of EVM

Election Commission of India

Latest updates by EC of India

[Disclaimer : It may be noted that this tips cannot be treated as exhaustive in all respects or as a substitute reference for various provisions of election law governing the conduct of elections. Whenever you are in doubt as to the clarity of instructions contained here in, reference should be made to the corresponding Acts and Rules]

As always, I will update as  I know more !

HssLivein